راهنمای فراسو > راه اندازی سیستم حسابداری فراسو
راه اندازی سیستم حسابداری فراسو
مرحله 1 – تعریف کدینگ حسابداری
برای این منظور در بخش حسابداری – اطلاعات پایه – سرفصلهای حساب را باز می کنیم . با زدن دکمه زرد رنگ ایجاد در پایین صفحه , صفحه ایجاد کد حسابداری در سطح کل باز می شود , سیستم به صورت اتوماتیک کد 1 را نمایش می دهد که می توانید در صورت لزوم آن را عوض کنید , سپس با تایپ عنوان حساب دکمه ذخیره را می زنیم . به این ترتیب کد کل با عنوان موردنظر شما ایجاد می گردد. صفحه برای تایپ کد کل بعدی آماده می گردد , برای دیدن کد ایجاد شده می توانید دکمه خروج را بزنید که به این ترتیب کد یا کدهای ایجاد شده در سطح کل را می بینید , اکنون با انتخاب یک کد و زدن دکمه + (رفتن به سطح بعدی) به سطح معین منتقل می شوید که با زدن دکمه ایجاد می توانید یک کد معین ایجاد کنید در صورتی که می خواهید کد معین ایجاد شده سطح آخر شما باشد و نیازی به ایجاد کد تفضیلی برای آن ندارید می توانید با انتخاب نوع حساب به یکی از انواع بانک یا اسناد دریافتی یا اسناد پرداختی و ..... یا عادی (هر چیزی به غیر از زیرسطح دارد) کد را به یک کد سطح آخر تبدیل کنید , در این صورت می توانید روی این کد سند بزنید . ولی در صورتی که می خواهید برای این کد تفضیل ایجاد کنید باید نوع حساب را ( زیرسطح دارد) انتخاب کنید. که در این صورت می توانید با زدن کلید + (رفتن به سطح بعدی) به سطح تفضیل منتقل شوید و کدهای تفضیلی موردنظر خود را با زدن کلید ایجاد ایجاد نمائید.
(به همین ترتیب برای سطوح تفضیل 2 و جزء )
· برای برگشتن به سطوح قبل می توانید از کلید – (رفتن به سطح قبل ) استفاده نمائید.
· برای اصلاح عنوان یک کد می توانید پس از انتخاب , از دکمه آبی رنگ اصلاح استفاده نمائید.
· برای حذف یک کد می توانید پس از انتخاب , از دکمه قرمز رنگ حذف استفاده نمائید. توجه نمائید که در صورتی می توانید یک کد را حذف کنید که تمامی زیرمجموعه های آن حذف شده باشند و هیچگونه سند حسابداری روی آن کد صادر نشده باشد.
- با زدن دکمه (تغییر شرایط مشاهده) می توانید سال مالی را عوض کرده و برای سالهای مالی مختلف حساب تعریف نمائید.
ایجاد ارتباط سیستم حسابداری با مشتریان و سیستم فروش
یکی از تفاوتهایی که سیستم فراسو با سیستمهای حسابداری دیگر دارد در این بخش است و فهم این بخش برای ادامه تعریف کدینگ الزامی است .
ما در سیستم فراسو دو نوع کد داریم , یکی کدهایی که فقط در بخش حسابداری تعریف می شود و فقط می توان روی آنها سند دستی صادر نمود و در سایر بخشهای فروش , صندوق و خزانه داری دیده نمی شوند و دسته دوم کدهایی هستند که در سیستم طرف حسابها تعریف می شوند و با بقیه بخشهای سیستم از جمله فروش , صندوق و خزانه داری قابل استفاده هستند.
با زدن تیک ایجاد ارتباط سیستم حسابداری با مشتریان و سیستم فروش در زمان ایجاد سرفصل حساب می توانید کدهای زیرمجموعه این حساب را با طرف حسابها ارتباط دهید . فهم این مطلب مهم است که شما باید برای حسابهایی که می خواهند ارتباط پیدا کنند در سطح یکی مانده به آخر را فقط تیک بزنید و از تیک زدن سطوح قبلی خودداری فرمائید. به عنوان مثال فرض کنید کدینگ ما به شکل زیر است :
مثال 1
بدهکاران (کل)
آژانسها (معین)
و نام ریز آژانسها (تفضیل)
در اینجا باید فقط در زمان ایجاد معین (آژانسها) تیک ایجاد ارتباط حسابداری با مشتریان را زده و آیتم حقوقی را انتخاب نمایید و در بقیه سطوح یعنی کل و تفضیل نباید این آیتم را تیک کنید.
مثال 2:
اگر کدینگ به شکل
حسابها و اسناد دریافتنی (کل)
بدهکاران(معین)
آژانسها (تفضیل1)
و نام ریز آژانسها (تفضیل 2)
در اینجا باید فقط در زمان ایجاد تفضیل1 (آژانسها) تیک ایجاد ارتباط حسابداری با مشتریان را زده و آیتم حقوقی را انتخاب نمایید و در بقیه سطوح یعنی کل و معین و تفضیل2 نباید این آیتم را تیک کنید.
ما پیشنهاد می کنیم برای جلوگیری از رفع مشکل در آینده , کدهایی از قبیل آژانسها , شرکتها , هتلها , شرکتهای هوایی و زمینی , کارگزاران ویزا و همچنین هزینه ها در سطوح ماقبل آخر تیک ایجاد ارتباط با سیستم حسابداری و انتخاب حقوقی زده شود.
نکته مهم :
از آنجایی که سیستم فراسو , یک سیستم یکپارچه حسابداری, مالی و فروش است و اکثر کاربران آن در بخشهای فروش اطلاعات حسابداری اندکی دارند تا جای ممکن از ایجاد کدهای مشابه در سرفصلهای مختلف پرهیز نمائید , مثلا برای یک آژانس که هم ممکن است بدهکار و هم بستانکار شود , فقط یک کد باز کنید , سیستم محدودیتی برای بدهکار کردن بستانکاران یا بستانکار کردن بدهکاران قائل نمی شود و شما می توانید به راحتی یک کد بستانکار با مانده بدهکار داشته باشید. اصولا جهت راحتی کار پیشنهاد می گردد به جای الفاظ بدهکار و بستانکار در حسابها از لفظ جاری اشخاص استفاده نمایید.
یک کدینگ پیشنهادی
حسابهای کل و معین:
موجودی نقد و بانک
----صندوق
----- بانکها
----- تنخواه گردانها
اسناد دریافتنی
--- اسناد نزد صندوق(نوع حساب : عادی)
--- اسناد در جریان وصول
---- اسناد برگشتی (نوع حساب : عادی)
جاری اشخاص
--- آژانسها (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- شرکتها (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- هتلها (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- شرکتهای هوایی (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- کارگزاران ویزا (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- سازمانها و موسسات (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- کارمندان واحد فروش (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
--- اشخاص (در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
اسناد پرداختنی
---- اسناد پرداختنی حساب ...بانک 1 (نوع حساب : عادی)
---- اسناد پرداختنی حساب ...بانک 2 (نوع حساب : عادی)
---- اسناد پرداختنی حساب ... بانک 3 (نوع حساب : عادی)
درآمدها
---- درآمدهای شناور
---- درآمدهای چارتر
هزینه ها
----- هزینه های عملیاتی(در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
----- هزینه های اداری تشکیلاتی(در اینجا تیک ایجاد ارتباط با مشتریان و فروش زده شود)
----- هزینه های حقوق و دستمزد
حسابهای انتظامی
---- حسابهای انتظامی اسناد ما نزد دیگران (نوع حساب : عادی)
---- حسابهای انتظامی اسناد دیگران نزد ما(نوع حساب : عادی)
طرف حسابهای انتظامی
---- طرف حسابهای انتظامی اسناد ما نزد دیگران(نوع حساب : عادی)
---- طرف حسابهای انتظامی اسناد دیگران نزد ما(نوع حساب : عادی)
(بقیه بخشهای کدینگ برای فراسو مهم نبوده و نباید در هیچکدام از بخشها تیک ایجاد ارتباط با مشتریان زده شود)
نکته مهم :
در مورد آژانسهایی که از سیستمهای فروش استفاده می کنند فروشنده ها تنها زمانی می توانند یک شخص را به عنوان تعهد کننده فروش بدهکار کنند که علاوه بر ایجاد ارتباط کد سطح ماقبل آن کد با مشتریان , یک قرارداد فروش تور یا بلیط نیز با آن شخص یا شرکت بسته شود بنابراین برای جلوگیری از دوباره کاری در سیستم بهتر است کدهای اشخاص حقیقی یا حقوقی را پس از تعریف کلیات کدینگ , در بخش طرف حسابها – طرف حسابهای حقوقی – ایجاد طرف حساب طرف قرارداد تور و بلیط ایجاد نمایید.
مرحله 2 تنظیمات ارتباط حسابداری با خزانه داری و صندوق
در مورد آژانسهایی که دارای سیستم صندوق و خزانه داری می باشند پس از تعریف کدینگ حسابداری بایستی تنظیمات زیر صورت گیرد :
1- در بخش اسناد مکانیزه – معرفی حسابهای ویژه - معرفی حسابهای ویژه اسناد اتوماتیک
با زدن دکمه ایجاد , انتخاب شرح کاربرد (اسناد دریافتنی) با زدن ذره بین کد حسابداری , کد حسابداری (اسناد نزد صندوق) انتخاب گردد و دکمه ذخیره زده شود. در صورت عدم انتخاب کد مورد نظر شما برای اسناد دریافتنی باید چک کنید که در بخش حسابداری -سرفصلهای حساب – کد موردنظر شما به صورت (زیرسطح دارد) نباشد .
2- در بخش اسناد مکانیزه – معرفی حسابهای ویژه - معرفی حسابهای ویژه اسناد اتوماتیک
با زدن دکمه ایجاد , انتخاب شرح کاربرد (اسناد انتظامی – اسناد دیگران نزد ما )و 3 کد انتظامی دیگر با زدن ذره بین کد حسابداری , کد حسابداری مربوط به هرکدام انتخاب گردد و دکمه ذخیره زده شود. در صورت عدم انتخاب کد مورد نظر شما برای اسناد انتظامی باید چک کنید که در بخش حسابداری -سرفصلهای حساب – کد موردنظر شما به صورت (زیرسطح دارد) نباشد.
3- در بخش اسناد مکانیزه – معرفی حسابهای ویژه - معرفی حسابهای ویژه اسناد اتوماتیک
با زدن دکمه ایجاد , انتخاب شرح کاربرد (اسناد برگشتی) با زدن ذره بین کد حسابداری , کد حسابداری (اسناد برگشتی) انتخاب گردد و دکمه ذخیره زده شود. در صورت عدم انتخاب کد مورد نظر شما برای اسناد برگشتی باید چک کنید که در بخش حسابداری -سرفصلهای حساب – کد موردنظر شما به صورت (زیرسطح دارد) نباشد.
در بخش صندوق - اطلاعات پایه – معرفی صندوقهای مالی با زدن دکمه ایجاد , نام صندوق را تایپ و حساب مربوطه را انتخاب نمائید در صورت عدم انتخاب کد مورد نظر شما برای صندوق ریالی باید چک کنید که در بخش حسابداری -سرفصلهای حساب – کد موردنظر شما به در نوع حساب (صندوق) باشد.
4- در بخش صندوق - اطلاعات پایه – معرفی کاربران صندوق , باید صندوقدار یا صندوقدارهای خود را معرفی نمایید البته قبل از اجرای این بخش بایستی کاربران سیستم در بخش مدیریت کاربران معرفی شده باشند.
